Recomendaciones Administrador Independiente

Como parte del trabajo de EY en su rol de administrador independiente, se identificaron observaciones y recomendaciones que podrían ser tomadas en consideración para la elaboración de los siguientes informes EITI. Es importante resaltar que las observaciones y recomendaciones se limitan a lo siguiente:

N°	Tipo	Observación	Recomendación	Responsable Sugerido
1	Apropiación de premisas para el reporte	En el proceso de cotejo para la emisión del tercer Informe EITI Colombia 2016 se identificaron diferencias en los tres envíos de información, causadas por la incorrecta aplicación de premisas, a pesar de que: Se realizaron capacitaciones de apertura del proyecto para explicar las premisas de reporte. En la herramienta de captura de información, para cada uno de los rubros, de manera informativa se encuentran definidas las premisas de reporte. En el documento “Reglas de juego Informe EITI”, enviado al inicio del proyecto por la Secretaría Técnica EITI a los diferentes actores del informe, se especifican las premisas de reporte. En los formularios (Excel) enviados a la ANH y la ANM para consolidar las cifras cargadas en la herramienta de captura de información, se encuentran definidas las premisas de reporte. En todas las reuniones de cotejo realizadas por el administrador independiente con los diferentes actores del Informe EITI Colombia 2016 (empresas y entidades) se recordaban y reforzaban las premisas de reporte.	Las recomendaciones para el siguiente informe EITI Colombia, que corresponderá a 2017, son: Al inicio del proyecto, desarrollar capacitaciones a las cuales asistan todas las personas responsables de ejecutar o supervisar las actividades de recopilación de información. De esta manera se pueden solucionar dudas o inquietudes antes de iniciar la etapa de cotejo. Fortalecer el rol del oficial EITI en cada empresa y entidad para asegurar su potestad de desplegar, con los responsables de los datos, las premisas que se van a utilizar para el cargue de información frente a los rubros del Informe EITI Colombia 2016.	Secretaría Técnica EITI
2	Cargue de información	Algunos de los participantes tienen que reportar un gran volumen de datos manualmente con la herramienta de captura de información (copiar y pegar de Excel) que utilizan para consolidar la información de cada rubro, lo cual es susceptible a errores y a demoras. Algunos datos registrados manualmente son: Agencia Nacional de Hidrocarburos: 2647 registros Frontera Energy Corp.: 652 registros Agencia Nacional de Minería: 218 registros	Recomendamos habilitar un proceso automático de ETL (extract, transform and load [extraer, transformar y cargar]), que permite “exportar” los datos recopilados en cada entidad directamente a la herramienta de captura de información de EITI. Este proceso debe contemplar las reglas de calidad de datos.	Ministerio de Minas y Energía
3	Definición de premisas. Rubros no cotejables	Durante los ciclos de cargue de información y cotejo se identificaron dudas frente a las cifras reportadas por parte de algunas empresas del sector de hidrocarburos, relacionadas con los siguientes rubros (no cotejables): PBC, pagos e inversiones sociales, empleo directo y empleo indirecto. Lo anterior puede afectar la homogeneidad de las cifras reportadas por las diferentes empresas.	Con el propósito de garantizar homogeneidad en los parámetros que guían a las empresas al momento del reporte de información, para el próximo informe EITI se sugiere definir las premisas de los siguientes rubros no cotejables: PBC Pagos e inversiones sociales. Empleo directo Empleo indirecto	Ministerio de Minas y Energía