La metodología que se plantea para el informe del administrador independiente para EITI colombia, vigencia 2018, se rige por los siguientes principios:
Continuidad: teniendo en cuenta que la metodología usada por el administrador independiente en las vigencias pasadas ha arrojado resultados satisfactorios, se propone dar continuidad a esta, haciendo solamente los ajustes y recomendaciones que sean pertinentes para mejorar el proceso.
Progresividad: es necesario adaptar el proceso a los nuevos lineamientos de EITI y a los acuerdos llegados con la supervisión del contrato. Estos cambios van en dos líneas fundamentalmente:
Objetividad: en el rol de administradores independientes se debe hacer una verificación de las cifras sin tomar partida por ninguno de los actores.
Coherencia: el cotejo de la información se debe hacer a partir de unidades, actores y rubros que sean comparables.
Para la recolección y cotejo de información Beta Group como administrador independiente parte de los siguientes supuestos, que ya han sido reiterados en años anteriores:
Las etapas de la metodología son: (i) preparación para la recolección; (ii) recolección de la información; (iii) cotejo de la información; y (iv) presentación de los resultados.
Fuente: Administrador Independiente informe vigencia 2018
Fuente: Administrador Independiente informe vigencia 2018
En esta etapa se realizaron todos los actos preparativos previos a la recolección y cotejo de la información. Estos actos son: (i) recolección de documentos; (ii) preparación de la plataforma de recolección de información; (iii) Capacitación.
El administrador independiente tiene el deber de gestionar la llegada de la documentación soporte para el proceso de recopilación de información en línea con lo requerido por el estándar EITI. Los documentos que se deben recabar, según lo establecido contractualmente, previo al proceso de cotejo, son los siguientes:
La plataforma de Recopilación y Cotejo de Información es una pieza clave para el proceso de generación del informe EITI. Esta permite centralizar y consolidar las cifras de interés para el CTN, a través de una clasificación en rubros (Informe Anual de Gestión y Progreso EITI 2017., 2018, pág. 11)
Es importante resaltar que la herramienta tecnológica ha venido madurando en el transcurso de las vigencias y se hace importante comprobar su aplicabilidad, funcionalidad y determinar los ajustes a nivel de parámetros y desarrollo para alinearse a la guía dada por EITI. Para ello se aplicó el siguiente proceso de revisión y diagnóstico de la plataforma:
Fuente: Administrador Independiente informe vigencia 2018
El proceso inicia con la entrega formal de la plataforma a nivel de código fuente, base de datos, manual técnico y manual usuario. A partir de ahí se debe hacer la labor de revisión de la documentación y obtener así un entendimiento del funcionamiento de la plataforma. Posteriormente, se debe realizar la revisión del código fuente y la base de datos. Esto se hace con el fin de comprender la metodología de desarrollo, los componentes de la aplicación, la estructura de los datos y su entorno de desarrollo.
Una de las novedades a resaltar es que ahora la plataforma cuenta con una funcionalidad de cargue de información masiva que será implementada y usada por las empresas y entidades para agilizar el proceso de cargue. Para ello se requiere generar la plantilla de Excel que contienen los Rubros y Conceptos a ser diligenciados, validados y cargados en la plataforma. Adicionalmente, se propone, como oportunidad de mejora, la creación un documento guía de parametrización y funcionamiento para futuras vigencias. Esta oportunidad de mejora se materializaría en un manual de uso de plataforma que sirva para los procesos de cotejo que realicen los próximos administradores independientes.
Fuente: Administrador Independiente informe vigencia 2018
Las capacitaciones se realizaron en la fase de preparación para la recolección. Su fin es lograr que los actores participantes obtengan la información necesaria sobre el proceso de cotejo a cargo del administrador independiente. Fundamentalmente la capacitación se centra en el manejo de la plataforma en donde los actores deben cargar la información a cotejar, y los criterios que se usaran para el cotejo.
Los objetivos de la capacitación son los siguientes:
El contenido de las capacitaciones y el material que se utilizó fue aprobado previamente por la supervisión del contrato.
En esta etapa se surten los pasos necesarios para lograr el cargue correcto de la información a la plataforma. Acá es necesario que los actores participantes tengan pleno conocimiento del manejo de la misma y sobre el uso de la plantilla de cargue. La plataforma brinda dos alternativas de recopilación de la información que están habilitadas para los grupos empresariales y compañías participantes en la iniciativa. Ambas alternativas cuentan con los respaldos de confidencialidad y encriptación de la información. A continuación, se presentan los pasos, formularios y mecanismos para cada una de las alternativas de captura de la información en la plataforma: